Vous avez mis en place une organisation flexible du travail dans votre entreprise, pouvez-vous m’en dire plus :
Avec la pandémie, le télétravail est devenu une nécessité pour de nombreux collaborateurs. Mais chez Dropbox, nous y avons vu l'occasion de repenser entièrement notre stratégie. Étant une entreprise créatrice d'outils à destination des équipes à distance, nous étions particulièrement bien placés et avions déjà une vision sur l’avenir du travail. Aujourd'hui, les 2 700 employés Dropbox expérimentent notre modèle 100% télétravail, Virtual First.
Il s'agissait d'une décision audacieuse pour l'entreprise, avec la mise en place d’une stratégie qui nous rapproche encore plus de nos produits, dont nous dépendons de plus en plus dans notre travail quotidien. Dans la pratique, Virtual First signifie que le travail à distance est désormais l'expérience principale des collaborateurs.
Ce modèle est délibérément différent du modèle hybride, que nous voulions éviter, car il permet à certaines personnes de choisir elles-mêmes si elles souhaitent travailler depuis le bureau ou non. Cela pouvait entraîner un manque d'équité dans l'expérience des employés, si par exemple certains habitent plus loin que d’autres du lieu de travail. Au lieu de cela, Virtual First offre des conditions équitables à tous les employés, en mettant l'accent sur la préservation des liens, la flexibilité et l'harmonie entre vie professionnelle et vie privée.
Cependant, la collaboration reste essentielle pour stimuler l'innovation et créer une culture d’entreprise - et nous pensons qu'elle ne peut jamais être complètement éradiquée. C'est pourquoi nous avons réaménagé certains de nos bureaux en ce que nous appelons des "studios Dropbox", et nous avons donné accès à des espaces de travail flexibles, qui permettent à nos équipes de se réunir en présentiel.
Bien que nous n'en soyons qu'aux premiers stades de cette stratégie, nous prévoyons que les employés utiliseront ces espaces environ une fois par semaine, et que la majorité s'en serviront pour effectuer des réunions en présentiel.
Concernant la pratique et les attentes vs le télétravail ?
Avec notre stratégie "Virtual First", nous pensons être les pionniers d'une nouvelle façon de travailler pour nos équipes. Nous avons donc mis en place une flexibilité totale en adoptant une journée de travail non linéaire, avec le lancement des"Core Collaboration Hours" - pour tous nos employés dans le monde.
Les "Core Collaboration Hours" sont des fenêtres de quatre heures réservées aux réunions, et alignées sur les fuseaux horaires correspondant à la majorité des équipes, où qu’elles soient dans le monde. Par exemple, une journée typique pour un employé de la région EMEA pourrait consister à organiser des réunions entre 10 heures et 12 heures, puis entre 16 heures et 18 heures, afin de permettre la collaboration avec les différents pays. Les équipes ont la liberté d'adapter ces horaires en fonction de leurs besoins.
Dans le même temps, les employés peuvent structurer leur agenda en fonction de leurs préférences en matière de travail. Qu‘ils soient lève-tôt, couche-tard ou des parents souhaitant organiser leur emploi du temps en fonction de l'heure à laquelle ils vont chercher leurs enfants à l'école, nos collaborateurs disposent d'une véritable autonomie pour concevoir leur journée.
Toutefois, l'adoption de ce nouveau style de travail nécessite un changement de culture. Chez Dropbox, nous avons également adopté un état d'esprit "asynchrone par défaut", ce qui exige de repenser radicalement la manière, le moment et la raison pour lesquels nous communiquons avec nos collègues. Dans certains cas, le seul fait d’évaluer la nécessité d’une réunion a permis de récupérer des heures de temps non négligeable.
Nous avons également demandé à nos employés de concevoir leur agenda, en bloquant la structure unique de leur journée et en signalant où et quand ils sont disponibles pour collaborer avec les autres. Il est essentiel de communiquer clairement les préférences de travail au reste de l'équipe pour que les heures de collaboration centralisées fonctionnent.
Grâce à cela, nos collaborateurs ont également été contraints, d'un point de vue culturel, d'abandonner l'idée de "paraître occupé pour le plaisir d'être occupé". Parallèlement, le respect mutuel du temps libre de chacun - en ne demandant ni n'acceptant de réunions en dehors des heures de collaboration - a été extrêmement important.
En tant qu'entreprise qui conçoit des outils pour les équipes à distance, la journée de travail non linéaire permet vraiment aux collaborateurs de vivre et d'expérimenter les produits Dropbox d'une nouvelle manière. Dans notre cas, nous avons besoin d'outils permettant que la collaboration en temps réel et asynchrone soit mise en place, indépendamment de l'emplacement d'un employé.
En ayant les bons outils, nous espérons que le déploiement de cette nouvelle approche à l’échelle mondiale permettra de mettre fin au présentéisme au profit de résultats réels.
Nous sommes ravis de créer une nouvelle façon de travailler pour les générations futures. Que ce soit grâce à nos studios Dropbox ou à de nouvelles stratégies telles que les heures de collaboration de base, et à un changement culturel grâce à notre mentalité asynchrone, nous créons un nouveau niveau de flexibilité qui permet à nos employés de donner la priorité à leurs besoins individuels, à leur style de travail et à leur qualité de vie, tout en continuant à être efficace.
Quels ont été les principaux défis liés à l'adoption du modèle " Virtual First " ? Avez-vous rencontré des obstacles auxquels vous ne vous attendiez pas ? Comment avez-vous surmonté ces difficultés ?
L'un des défis auxquels nous sommes confrontés lors du passage à Virtual First est que, si nos employés indiquent que les liens avec les membres de leur équipe immédiate sont restés forts, ils ont également rapporté que les relations au-delà de leurs équipes quotidiennes, ont été plus difficiles à cultiver.
Bien que Virtual First inclue une certaine interaction, les restrictions imposées par le COVID au cours des deux dernières années ont éliminé la possibilité d'établir des liens spontanés, comme c'est le cas au bureau. Sans la possibilité de croiser des collègues dans le couloir ou d‘avoir une conversation, les employés ont eu moins l’occasion de faire connaissance avec des personnes extérieures à leur environnement de travail quotidien.
Ces types de connexions sont essentiels lorsqu'il s'agit de construire une culture d'entreprise et de créer un véritable sentiment d'appartenance, elles permettent le partage d’idées et d’informations.
Désormais ouverts, nos studios Dropbox jouent un rôle essentiel en offrant à nos collaborateurs un espace de collaboration en présentiel, ils sont des lieux essentiels pour la collaboration, les réunions d'équipes et les activités sociales.
Toutefois, nos efforts pour développer une communauté virtuelle sont aussi importants que ceux pour renforcer les relations quotidiennes. Par exemple, Dropbox a modifié son approche de la création de communautés avec le lancement récent de Dropbox Neighborhoods. Les employés vivant proches les uns des autres sont regroupés sur un même canal Slack pour organiser des événements, des journées de bénévolat et des rencontres informelles. Et nous encourageons le partage de mises à jour amusantes de la vie, ou simplement du meilleur nouveau restaurant de la ville.
Nous soutenons également les communautés virtuelles par le biais de notre série de Coffeebox, mettant en relation les employés de Dropbox pour une réunion rapide sur Zoom. Nous espérons ainsi favoriser un sentiment d'appartenance plus global et localisé pour tous les employés, où qu'ils se trouvent dans le monde.
Comment voyez-vous l'évolution du travail à distance et du "virtual first" au cours des prochaines années ?
Avant de nous lancer dans Virtual First, plus de 74 % de nos employés souhaitaient travailler à distance - et ce, au moins de manière régulière ou partielle. Et cette volonté de flexibilité est là pour durer. Chez Dropbox, nous sommes persuadés qu'au cours des prochaines années, les entreprises offrant la flexibilité seront plus performantes, plus attrayantes et plus durables que celles qui n'en offrent pas.
Cela correspond à ce que nous constatons et, en fin de compte, à ce que nous faisons ici, chez Dropbox. L'une des valeurs clés de Dropbox consiste à "humaniser le travail" ; que nos employés soient heureux et puissent profiter à la fois de leur vie professionnelle et de leur vie privée. La clé du succès réside dans la flexibilité et l'acceptation du travail à distance, en permettant aux employés de s'approprier leurs objectifs, leurs horaires et leur temps. Ainsi, depuis le lancement de Virtual First, 78 % se sentent plus productifs et 72 % ont un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
Selon vous le travail flexible est-il une opportunité lors de vos recrutements ? pour fidéliser vos collaborateurs ? vous permet-il de renforcer votre attractivité marque employeur, d’élargir le bassin de recrutement ?
Nous avons également constaté que cette flexibilité peut avoir une influence positive sur l'attraction des talents. Virtual First a été cité par 90 % de nos candidats comme étant une raison essentielle pour laquelle ils aimeraient rejoindre Dropbox. Ils mentionnent spécifiquement la flexibilité du lieu de travail comme la raison pour laquelle ils ont postulé ou répondu à un recruteur de Dropbox - et nous recevons 1,7 fois plus de candidatures par poste ouvert. Parallèlement, le taux de fidélisation de nos employés est le plus élevé jamais enregistré dans l'histoire de Dropbox.
Cela dit, Dropbox est toujours en phase de découverte et nous continuerons à écouter nos employés concernant leurs ressentis sur la stratégie Virtual First. Nous nous engageons à adopter une approche transparente et à approfondir l'adaptation au fur et à mesure. Mais jusqu'à présent, les réactions à cette nouvelle façon de travailler sont très positives et, à l'avenir, le nombre d'employés demandant ce modèle de travail ne devrait cesser d'augmenter.
Quels conseils donneriez-vous aux dirigeants qui souhaitent améliorer la fidélisation du personnel et l'engagement des employés ?
Le besoin d'une plus grande flexibilité est un phénomène durable, et ceux qui n'y répondent pas auront du mal à attirer les meilleurs talents. Mais aujourd'hui, nous vivons également dans une époque où les employés cherchent à donner un sens à leur vie, y compris au travail. Plus que jamais, ils veulent se sentir en phase avec les valeurs d'une entreprise et se sentir personnellement liés à ce qu'ils font.
Dans ce contexte, le contrat social des employés est en train de changer. Si le salaire reste un élément important, il n'est plus question pour les collaborateurs de travailler uniquement en échange d'une compensation financière. Au contraire, ils recherchent une affinité plus personnelle avec l'entreprise pour laquelle ils travaillent - et le travail qu'ils s'efforcent d'accomplir.
Pour y parvenir, les entreprises devront trouver une raison d'être plus profonde et se doter d'une mission d'entreprise qui s'aligne étroitement sur leur stratégie commerciale et de recrutement.
Par exemple, chez Dropbox, notre mission, qui consiste à concevoir des outils de travail pour que les équipes à distances soient plus efficaces, concorde avec notre stratégie "Virtual First". En effet, nos collaborateurs conçoivent et expérimentent nos produits quotidiennement, dans le cadre de notre modèle de travail à distance.
Cependant, une communication claire et un leadership réfléchi seront nécessaires pour aider à faire le lien entre les différents éléments afin de créer un sentiment d'appartenance chez les employés.
Merci à Mathieu Milot pour cet échange.
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Dynergie avec Sophie Joliet
Payfit avec Nicolas Kourilsky
Orange avec Martine Bordonné
Yousign avec Antoine Louiset
BlaBlaCar avec Muriel Havas
Au coeur des nouvelles façons de vivre et travailler, WeekAway met en relation propriétaires de logement disponible en semaine (chambre chez l'habitant, studio meublé), et weekaways, ces actifs qui vivent dans une ville et travaillent dans une autre et ont besoin d'un logement récurrent à proximité de leur bureau.
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